In contesti in cui prevalgono le dinamiche di gruppo, come nelle realtà aziendali ed organizzative in genere, la figura e le skills specifiche del facilitatore, possono rivelarsi molto utili nel risolvere problemi di comunicazione ed aiutare il gruppo a ri-orientarsi verso i propri obiettivi.
Molto spesso soprattutto nei contesti organizzativi si preferisce prendere decisioni o risolvere problemi, sviluppare la creatività in gruppo, ecco che allora, le competenze del classico trainer/ formatore non bastano a risolvere queste esigenze e nè entrano in gioco altre più orientate alla facilitazione senza giudizio.
L’esercizio della motivazione, la consapevolezza e l’utilizzo delle risorse sono determinanti per il successo di un team e sono solo alcuni degli aspetti principali su cui si focalizza la figura del facilitatore.
Il facilitatore chi è? E di cosa si occupa?
Una definizione breve ed efficacie che spiega il ruolo principale di questa figura è “responsabile del contesto”.
Un facilitatore infatti è colui che mette a disposizione le proprie skills per facilitare gli scambi tra gli elementi di un gruppo, trovando strategie più efficaci per collaborare, sostenendo tutte le fasi delle interazioni, ed aiutando a raggiungere obiettivi di alto livello attraverso la consapevolezza di una visione di insieme.
É un leader che opera dietro le quinte.
Lavorando sull’ambiente in cui avvengono le interazioni del gruppo, non agisce come guida esplicita, nè come insegnate esperto degli argomenti trattati, ma agisce sulle condizioni che permettono il miglioramento dell’espressione del contributo di ognuno.
Secondo il modello della facilitazione di Heron, la figura del facilitatore si esprimerebbe appieno in una delle tre “tipologie di autorità” da lui teorizzate; ovvero quella di tutela, incentrata sulla cura della persona. Questa si differenzia da quella carismatica, che riguarda la capacità di influire sul contesto, e quella politica che riguarda invece più la dimensione di progettazione, amministrazione e gestione.
Molto spesso la figura del facilitatore viene comparata a quella di un “catalizzatore”, per le funzioni che svolge. A livello più specifico all’interno del gruppo il facilitatore intraprende azioni come accompagnatore al problem solving, in tal senso la soluzione non può essere generata da lui in prima persona, ma facilitata nell’essere generata dai partecipanti, attraverso il metodo maieutico. Il facilitatore aiuta nella presa di decisione, controllando le ambiguità e permettendo la messa in atto di quello che in gergo viene definito Partecipant Managment, in maniera tale di mantenere una leadership il più possibile plurale e diffusa. Un particolare riguardo viene anche tenuto rispetto al controllo della dispersione o le criticità e gli attriti tra i componenti. Il facilitatore nel svolgere queste funzioni alterna, a seconda delle necessità della situazione, momenti di direttività a momenti di non-direttività.
Ecco alcune attività che il facilitatore compie negli incontri in gruppo: a livello preliminare: il contratto e il patto / strutturazione gruppo e / compiti.
come anche fissare incontri cadenze/ apertura / e chiusura.
– Durante gli incontri si occupa della creazione di un clima costruttivo e di collaborazione: accoglienza/ utilizzo di un linguaggio del “noi”/ un operato di team building con un particolare riguardo al coinvolgimento di chi tende a rimanere ai margini dell’interazione.
– Inoltre, cura l’ambiente fisico: come materiale e arredamento/ disposizione posti e setting.
Strumenti di facilitazione:
Esistono diverse tecniche e metodi di facilitazione che, sottoforma di immedesimazione e gioco permettono di focalizzare meglio alcuni aspetti su cui si desidera focalizzarsi, mentre di sorpassano “barriere mentali” che impediscono di raggiungere questi obiettivi.
Tra i più utilizzati ad oggi, specialmente in campo aziendale ed organizzativo ricordiamo;
– il World Cafè (WC): Questa tecnica consiste nel conversare in maniera informale su un tema da trattare, creando un clima aperto e disteso in cui in genere le persone di dispongono in piccoli gruppi. Destrutturando il contesto quindi, tale tecnica permette di accedere meglio alle risorse di creatività e alla condivisione di idee.
In genere, in questo ambito, la figura del facilitatore stimola alla riflessione, ponendo una o più domande sul tema e si occupa di fissare le idee attraverso la disposizione sui tavoli di materiale per gli appunti o registrando la seduta. Infine diffonde il contenuto sintetizzandolo e riportandolo agli altri tavoli.
– L’Art of Hosting/ il Circolo (TC): si tratta di un’interazione collettiva, che avviene disponendo tutti i partecipanti in cerchio. Questo contesto genera una partecipazione completa e una leadership diffusa. Favorisce la focalizzazione sul momento presente.
– L’Appreciative Inquiry (AI): è un approccio che nasce dal tentativo di superamento dei limiti dell’approccio di problem solving, che spesso porta ad un’eccessiva focalizzazione sul problema. L’AI ha lo scopo di facilitare l’identificazione delle risorse già esistenti all’interno del personale di un’organizzazione. Permette di generare soluzioni che vanno oltre ai limiti della problematica posta, stimolando idee creative, grazie all’attuazione di quattro fasi:
– Discovery; identificazione dei punti di forza del personale.
– Dream; una vision del miglior futuro possibile che possono progettare gli individui rispetto al loro contributo nell’organizzazione.
– Design; riguarda la progettazione degli strumenti per la realizzazione ed i protagonisti delle azioni visionate.
– Destiny: rappresenta la fase di realizzazione effettiva della visione.
– Tecniche dinamiche di facilitazione: con questa terminologia si fa riferimento ad una serie di tecniche disparate, che possono essere corporee, grafiche od espressive in senso ampio e che vengono utilizzate per divertire e rendere così più leggeri gli incontri del team. (discussion game o i serious game come l’introduzione dei Lego nella facilitazione rientrano in questa categoria).
Make it So ha organizzato il Corso il facilitatore del team “dal metodo Lego Serious Play agli strumenti del Service Design Thinking per apprendere gli strumenti per aiutare le persone e i gruppi a prendere consapevolezza dei propri talenti personali e ad allenarli per il bene comune del gruppo e dell’organizzazione per cui lavorano.
